EMF: Management von Drittmittelprojekten

Im Workshop "Management von Drittmittelprojekten" setzen sich die Teilnehmenden praxisnah mit zentralen Themen und typischen Situationen aus dem Alltag drittmittelfinanzierter Projekte auseinander. Anhand eines realitätsnahen Szenarios, in dem ein mehrjähriges Projekt mit Personal- und Sachmitteln erfolgreich eingeworben wurde, erleben die Teilnehmenden in der Rolle der Projektleitung verschiedene Ereignisse. In mehreren Schritten erarbeiten sie Lösungen: z. B. bei der Personalauswahl, der Abstimmung mit Stakeholdern wie Personalrat oder Verwaltung, der Vorbereitung von Auswahlgesprächen oder der Anpassung von Finanzplänen.

Ein wichtiger Baustein ist der Themenkomplex "Kommunikation und Laterale Führung" – also die Frage, wie Promovierende als nicht disziplinarisch vorgesetzte Projektleitung Kolleg*innen zur Mitarbeit bewegen und tragfähige Arbeitsbeziehungen aufbauen können. Auch dieser Themenblock ist im Szenario verankert: Die Projektleitung ist auf die Zuarbeit einer Kollegin aus der Verwaltung angewiesen, die zunächst wenig Interesse zeigt. In Kleingruppen entwickeln die Teilnehmenden Kommunikationsstrategien, erproben Gesprächsansätze durch Rollenspiele oder Textbausteine und reflektieren zentrale Prinzipien lateraler Führung wie Perspektivwechsel und motivierende Gesprächsführung. Ergänzend werden Kommunikationsmodelle wie das Interessenmodell oder aktives Zuhören eingeführt.

Der gesamte Workshop ist handlungsorientiert und arbeitet mit vielfältigen vorbereiteten Dokumenten (Projektbeschreibung, Gantt-Chart, Arbeitspakete, Meilensteinplanung u. a.), die im Verlauf angepasst werden müssen – wie in einem realen Projekt. Weitere Szenarien sind: Elternzeitvertretung, ein Forschungsaufenthalt, Sachberichte, Budgetveränderungen oder ein Konflikt im Team. So entsteht eine realitätsnahe, interaktive Lernumgebung, die Wissen mit konkreter Anwendung verbindet.

Lernziele:

1) Die Teilnehmenden lernen verschiedene Facetten eines durch Drittmittel geförderten Projekts kennen: Was passiert nach der Bewilligung? Welche Aufgaben gehören zum Projektmanagement? (z. B. Sachberichte, Mittelanforderungen, Finanzplanung, Personalverwaltung)
(2) Die Teilnehmenden erhalten einen Überblick über relevante Stakeholder, die in drittmittelfinanzierte Projekte eingebunden sind: Finanzabteilung, Personalabteilung, Beschaffungsstelle, Rechtsabteilung, International Office usw. (Strukturen werden an die Universität Kassel angepasst) 
(3) Im Durchlauf durch verschiedene Szenarien werden zentrale Tools und Inhalte des Projektmanagements wiederholt und praktisch gefestigt. 
(4) Die Teilnehmenden reflektieren Herausforderungen lateraler Führung im Projektkontext und erproben kommunikative Strategien zur Kooperation ohne disziplinarische Weisungsbefugnis.

Qualifizierungsziele

• Projektimplementierung mit Aufbau einer Struktur, Personalgewinnung und „Onboarding“ von wichtigen internen Stakeholdern
• Finanzplanung und Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen
• Umgang mit typischen Projektherausforderungen (z. B. Verzögerungen, Vertretungen, Konflikte)
• Kommunikation und laterale Führung in interdisziplinären Teams
• Einführung und Anwendung praxiserprobter Kommunikationsmodelle
• Arbeiten mit realistischen Projektdokumenten (Gantt-Chart, Finanzplan, Sachbericht etc.)

Methoden

Kurzer Durchgang durch relevante Aufgaben und Themen aus dem Bereich des Managements von Drittmittelprojekten anhand eines Szenarios und verschiedener typischer Ereignisse. In diesem Rahmen kommen folgende Methoden zusätzlich zum Einsatz: Arbeit an Fallbeispielen, Gruppenarbeit, Einzelarbeit, Vorstellen von Ergebnissen, Rollenspiele, Vortrag durch den Workshopleiter, Einsatz von KI (LLMs) als Sparringspartner und zur Anpassung der Planung

Voraussetzungen

Ergänzung Nutzungsbedingungen: Mit der Anmeldung wird die Nutzung der angegebenen Plattformen/Tools und die ggf. notwendige Angabe der genannten Daten (Vor- und Namen und E-Mailadresse) akzeptiert. Zudem erfolgt die Gewährleistung der technischen Voraussetzungen durch die Teilnehmenden selbst.